법인을 운영하시다보면, 여러 가지 목적으로 차량을 소유하거나 리스 또는 렌트를 이용해 차량을 활용하는 경우가 생긴다. 대표님이 사용하시는 법인 차량이 있을 수 있고, 영업 또는 출장 등에 사용하기 위해 상시 비치해두는 차량도 있을 수 있겠다. 최근에는 스타트업을 소개하는 영상을 봤는데, 직원복지의 일환으로 고급차를 법인이 소유하거나 리스하고서 매월 몇 명의 직원을 선정해서 한 달간 사용할 수 있는 정책을 시행하는 회사도 있었다. 이렇게 다양한 이유와 활용으로 법인은 차량을 소유하거나 사용하고 있다.

법인과 대표님의 입장에서는 이런 다양한 목적으로 사용하는 차량들에 대한 각종 지출들이 법인의 손금, 즉 비용으로 처리하는데 문제가 없을지가 가장 궁금하시리라 생각한다. 각각의 케이스에 따라 살펴보도록 하겠다.

① 대표님께서 사용하시는 법인차량

일반적으로, 대표님께서 사용하시는 차량은 외제차는 아니더라도 고급승용차일 가능성이 높겠다. 이런 차량들은 8천만원이 넘는 경우가 대부분이어서 2024년 이후 취득하거나 리스 또는 렌트를 한 차량이라면 연두색 번호판을 필수적으로 부착해야 할 것이다. 대표님의 가족인 임직원이 사용하시는 차량도 마찬가지다. 이렇게 대표님과 가족인 임직원이 사용하시는 법인 차량에 대해서는 차량운행일지를 반드시 작성해주셔야 한다. 연두색 번호판을 부착했고, 임직원전용보험에 가입했다 하더라도, 차량운행일지를 작성하지 않았다면 차량의 감가상각비나 리스료 등을 포함해 1년에 1,500만원을 초과하여 지출한 금액에 대해서는 업무무관사용으로 본다. 즉, 법인의 비용으로 인정받지 못하게 될 수 있다.

더군다나, 이렇게 비용 부인된 차량 관련 지출액은 대표님의 상여로 소득처분되기 때문에 소득세 부담이 증가하게 된다. 대표님께서는 법인으로부터 고액의 급여를 받고 있으실 가능성이 높기 때문에, 이 상여 소득처분으로 인해 생각보다 소득세 부담이 커질 수 있다. 이를 피하기 위해, 무턱대고 업무 사용 비율을 100%로 하여 법인세를 신고하시는 경우도 매우 많은데, 차량운행일지 등을 통해 100% 업무에 사용했음을 입증하지 못하는 이상 세무조사에서 반드시 문제가 될 수 있다.

그렇기 때문에, 대표님께서 사용하시는 차량에 대해서는 가능한 한 짧은 주기로 차량운행일지를 작성하고 실제 사용 현황을 최대한 자세히 작성하시는 것을 권장 드린다. 팩트가 무엇인지 정확히 아는 것이 향후 대비책을 마련하는데도 더욱 유리하기 때문에, 가능한 한 자세히 작성해 주시는 게 중요하다.

가족인 임직원이 사용하는 법인 차량 같은 경우는 대표님이 사용하시는 차량보다 좀 더 엄격하게 관리할 필요가 있다. 법인 차량을 사용하는 가족이 실제 회사에서 근무하고 회사 관련 업무를 수행하는지부터 이슈가 될 수 있기 때문이다. 가족이 법인에서 실제 근무하고 있음이 객관적으로 입증되지 않는다면 해당 가족이 사용한 차량에 대한 지출이 전액 비용으로 인정되지 않는다. 따라서 가족에게 지급한 인건비도 부인될 수 있다. 그리고 실제 업무에 종사하는 가족 임직원이라 하더라도, 대표님과 마찬가지로 차량운행일지를 최대한 사실에 맞게 작성해 놓으셔야 한다. 이에 맞춰 업무용 승용차 관련 명세서를 작성하여 법인세 신고를 진행하시기 바란다.

차량운행일지는 국세청에서 기본서식을 제공하고 있다. 하지만 반드시 그 서식을 이용해서 작성해야 하는 것은 아니고 자율서식을 사용하셔도 상관없다. 그리고 최근에는 차량운행일지를 자동으로 작성해주는 어플도 많이 있으니 한 번 활용해보시길 권한다.

업무 사용의 범위는?

아울러 업무사용의 범위에 대해서도 궁금한 점이 많으실 것 같다. 법인세법 시행규칙에서는 제조ㆍ판매시설 등 해당 법인의 사업장 방문, 거래처나 대리점 방문, 회의 참석, 판촉활동, 출ㆍ퇴근 등 직무와 관련된 업무수행을 위해 사용하는 경우라고 명시하고 있다. 접대 목적으로 거래처 대표님과 골프장을 가거나, 영업활동의 일환으로 특정 장소로 이동하는 케이스 등에서도 업무사용을 인정받을 수 있을까? 이를 입증하기 위해 차량운행일지의 작성이 매우 중요하다. 물론 차량운행일지에 거래처 접대용이라고 적어둔다고 해서 무조건 인정되는 것은 아니다. 따라서 그와 함께 객관적인 증빙서류도 구비해 놓으실 필요가 있겠다.

한편, 연두색 번호판 부착이 의무화되면서 불편함을 호소하시는 대표님들도 생각보다 많으신 것 같다. 그 전에는 겉으로 봐선 법인차량인지 개인차량인지 알 수 없어 편하게 타고 다녔는데, 지금은 연두색 번호판을 달고 주말에 끌고 나가면 사람들이 안 좋은 시선으로 쳐다보는 것 같다는 느낌을 받으시는 듯 하다. 일반인분들의 시선은 어쩔 수 없는 부분이긴 하지만, 법인차량을 주말에 이용하는 것이 불법은 아니다. 그러니 조금은 편하게 생각하셔도 될 것 같다. 다만, 세법상 업무사용 여부에 대한 판단은 남아있기 때문에 그 사용목적 등에 대한 관리는 잘 해주셔야 하겠다.

② 법인의 영업이나 출장용으로 직원들이 함께 사용하는 차량

이러한 업무용 차량은 업무용승용차 특례규정이 적용되지 않는 경차나 9인승 이상 승합차를 이용하시는 것이 좋다. 만약, 승용차를 업무용 차량으로 사용하시는 경우라면 100% 업무용으로만 사용함을 인정받기 위해서는 차량운행일지 작성이 필수다. 회사 내 모든 직원들이 업무상 목적으로 공유하는 차량들이기 때문에, 특정 사용자가 차량운행일지를 작성하기 보다 회사 공용공간에 차량운행일지를 비치해놓고 차량을 사용한 직원이 직접 작성한 이후 관리자가 결재하는 시스템으로 운영한다면 어렵지 않게 관리하실 수 있으실 것이다. 업무용승용차 특례규정이 적용되지 않는 차량이라 하더라도, 차량운행일지 또는 업무차량 관리대장을 작성하면 내부 관리 차원에서 더 좋을 것이라 생각한다.

③ 직원 복지차원에서 특정 직원에게 제공하는 차량

제가 영상으로 본 업체의 케이스에서는 직원들이 본인의 돈으로 타고 다니기 부담스러운 값비싼 외제차를 회사가 보유하면서 매월 단위로 새로운 직원을 선정하여 제공해주고 있었다. 이렇게 직원 복지차원에서 특정 직원에게 제공하는 업무용승용차에 관해서는 업무사용비율과 각 사용직원에 대한 상여 소득처분의 이슈가 빈번히 발생할 수 있다. 왜냐하면, 보너스 차원에서 사용권한을 부여받은 법인차량, 그것도 좋은 외제차를 제공받은 직원이 출, 퇴근용으로만 사용할리는 없기 때문이다. 회사에서는 직원들에게 차량을 지원해주면서, 본인의 사용기간 동안 사실에 입각하여 차량운행일지를 작성하도록 반드시 요청해야 한다. 해당 차량을 사용하는 동안에 발생한 유류비나 세차비 등은 각 직원이 본인 부담으로 지출할 것이라 상관이 없지만, 차량의 감가상각비 또는 리스료, 자동차보험료, 자동차세, 법인카드로 자동 결제된 톨비, 유지보수비 등은 법인에서 부담할 것이기 때문이다. 각 기간별로 사용한 직원들의 업무사용비율을 종합하여, 직원 각각에게 상여 소득처분 금액이 귀속될 수 있도록 내부적인 관리가 필요할 수 있겠다.

오늘 포스팅을 보시고 그동안 다소 안일하게 업무용승용차를 관리해 오셨다면 지금이라도 법인차량에 대한 회사의 내부적인 관리체계를 점검해보고 회사의 상황에 맞게 보완해 보시는 계기가 되었으면 한다.